Belastingcontrole

Als controle wordt ingesteld vragen welk doel controle dient

Het is belangrijk om te weten met welke doel een fiscale controle wordt ingesteld. In de meeste gevallen blijkt dat duidelijk uit de brief waarin het onderzoek wordt aangekondigd. Doorgaans betreft het een onderzoek naar de juistheid van de door de ondernemer zelf ingediende aangiften, maar het kan ook een "derdenonderzoek" betreffen. Zo zou de fiscus geïnteresseerd kunnen zijn in de vraag of de facturen die de belastingplichtige aan een bepaalde afnemer heeft uitgereikt, zijn terug te vinden in zijn administratie.

In geval van een controle van de belastingplichtige zelf is het van belang vast te stellen om welke belasting het gaat. Betreft het bijvoorbeeld slechts een controle vennootschapsbelasting of worden ook de loonheffing en omzetbelasting meegenomen? Wordt er slechts één jaar of worden meerdere jaren gecontroleerd? Ook deelonderzoeken zijn mogelijk. Zo zou de controle zich kunnen beperken tot de post "reiskosten". Dit alles is van belang voor de voorbereiding op de controle.

Ambtenaar zal soms om inzage in agenda's vragen

De belastingplichtige is verplicht om controleambtenaren inzage te geven in boeken en andere bescheiden waarvan de kennisneming potentieel relevant is voor de verschuldigde belastingen. Hieronder vallen ook agenda's waarin zakelijke afspraken zijn genoteerd. De controleambtenaar zal de afspraken willen vergelijken met de opbrengstverantwoording in de boekhouding. De belastingplichtige kan zich niet op enig verschoningsrecht en geheimhoudingsplicht beroepen, ook niet als hij medicus is. De inzageplicht strekt zich ook uit tot elektronische gegevensdragers.

Belastingcontrole en elektronische bestanden

De Belastingdienst moet zijn controles veelal verrichten in een geautomatiseerde omgeving. De controleplichtige moet de fiscus toegang tot de elektronische administratie verschaffen. De meeste boekhoudpakketten bevatten een mogelijkheid om de basisgegevens van de administratie weg te schrijven als auditfile. Dit computerbestand is een standaardoverzicht van de grootboekadministratie. Als een medewerker van de Belastingdienst hier tijdens de controle gebruik van maakt, kan dit een aanzienlijke tijdsbesparing opleveren. Het bestand geeft een standaardoverzicht van alle mutaties in de grootboekrekeningen. In de auditfile staan per regel gegevens achter elkaar opgesomd over een mutatie, zoals datum, grootboekrekeningnaam, credit-of debetbedrag enzovoort.

Afgescheiden dossier belastingadviezen, niet ter inzage verstrekken

De inzageplicht beperkt zich tot "feiten". Beschouwingen over de achtergrond van die feiten hoeven niet ter inzage te worden gegeven. Een belastingplichtige kan zich niet aan zijn informatieplicht onttrekken als de gegevens de inspecteur reeds uit andere hoofde bekend zijn. Er is de verplichting tot inzageplicht ten behoeve van de belastingheffing van derden.

De belastingplichtige hoeft vertrouwelijke brieven en memoranda ontvangen van zijn belastingadviseur niet ter inzage te verstrekken aan de fiscus. Om dit recht geldend te maken, moet deze correspondentie apart worden opgeborgen. Als de fiscus zich daarvoor wendt tot de belastingadviseur, kan deze de overlegging van de correspondentie met zijn cliënt weigeren.

Veel adviseurs zijn geheel of gedeeltelijk overgegaan van papieren naar digitale dossiers. In het kader van een FIOD-onderzoek is het voorgekomen dat het complete gegevensbestand van een kantoor werd gekopieerd. Met het oog hierop is het raadzaam om vertrouwelijke emails e.d. in een aparte directory te bewaren. Wellicht dat men er zelfs verstandig aan doet deze bestanden niet op de server maar bijvoorbeeld op een memory stick te bewaren.

Bij verdenking van ernstige strafbare feiten, zoals deelname aan een criminele organisatie, prevaleert de inlichtingenplicht boven het informele verschoningsrecht van de belastingadviseur.

Pijnpunten

Als een fiscale controle wordt aangekondigd, is het zinvol om te bezien of correcties te verwachten zijn. De fiscus hanteert bij zijn controles soms checklists die zijn samengesteld aan de hand van controle-ervaringen uit het verleden. Als blijkt dat er fouten zijn gemaakt, kan het opportuun zijn om op eigen initiatief de controleambtenaar in te lichten. Zo zou men tot de conclusie kunnen komen dat ter zake van het verstrekken van spijzen en dranken aan het personeel ten onrechte geen rekening is gehouden met de bijtelling voor de loonheffinjg en de beperking van de vooraftrek omzetbelasting. Het is mogelijk dat een dergelijke opstelling de fiscus ertoe beweegt de verhogingen te beperken.

Wellicht dat bepaalde zaken ten onrechte de suggestie zouden kunnen wekken dat er omzet is verzwegen of dat de aangiften anderszins onjuist zijn geweest. Door een actieve opstelling kan men trachten de schade beperkt te houden. Zo zou men alvast kunnen gaan nadenken over de oorzaken van een laag bruto winstpercentage. Men zou alvast aan het papier kunnen toevertrouwen met welke taken de "meewerkende" kinderen zijn belast. Men zou ervoor kunnen zorgen dat alsnog een schriftelijke overeenkomst van geldlening voor het rekening-courant van de dga wordt gesloten met aflossingsschema, zekerheden, enzovoort. Verder zou men de buitendienstmedewerkers kunnen vragen de komende maand bij te houden, waaraan zij de onbelaste onkostenvergoeding besteden.